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von Johannes Sauter, Andrea Geipel und Matthias Göggerle

Wie so ziemlich alles in 2020 war auch die Planung und Durchführung des „digitalen Objekts“ in diesem Jahr etwas anders als gewöhnlich. Gleich nach dem ersten Lockdown entschieden wir uns dafür, kein Risiko einzugehen und das „digitale Objekt“, das Oktober 2020 stattfinden sollte, komplett in den digitalen Raum zu verlegen. Anstatt Räume zu mieten und Catering zu organisieren ging es also darum, die digitalen Möglichkeiten bestmöglich auszunutzen um das „digitale Objekt“ wieder zu einer spannenden und vor allem interaktiven Veranstaltung zu machen.

Nachfolgend möchten wir die beim Symposium eingesetzten digitalen Werkzeuge vorstellen unsere Erfahrungen damit beschreiben: Welche Fallstricke und Beschränkungen konnten wir umgehen, was mussten wir akzeptieren?

Zoom – Videokonferenz

Eines konnte in 2020 wohl jede*r feststellen: es gibt sehr viele Videokonferenz-Tools und nicht selten hat man es an einem Tag mit drei oder vier verschiedenen Softwareanwendungen zu tun, um sein Gegenüber im digitalen Raum sehen und hören zu können.

Jedes Konferenz-Tool hat dabei seine Vor- und Nachteile. Einige bieten Möglichkeiten wie Breakout-Rooms oder Umfragen, andere können selbst gehostet werden und wieder andere gelten als stabiler.

Für uns waren Interaktivität und die aktive Einbindung der Teilnehmer*innen sehr wichtige Kriterien, um den Grundgedanken des „digitalen Objektes“ auch in der Online-Ausgabe aufrechtzuerhalten. Zudem wollten wir innerhalb der verschiedenen Workshops in kleinen, variablen Gruppen arbeiten.

Aus diesem Grund fiel die Wahl auf Zoom (Update: mittlerweile bieten auch weitere Plattformen wie etwa Google Meet diese Funktionen an). Über das Deutsche Museum Digital konnten wir für den Veranstaltungsmonat eine Pro-Version mit mehreren Lizenzen und einer Zusatzoption für ein großes Meeting mit bis zu 500 Teilnehmer*innen erwerben. Die Lizenzen waren notwendig, da während der Pre-Conference-Workshops mehrere Veranstaltungen zeitgleich stattfanden und jeder Workshop einen Admin benötigte. Durch die Zusatzoption für ein großes Meeting waren wir für die Keynotes abgesichert, da unsere Anmeldezahlen bis zu 180 Teilnehmer*innen prognostizierten und wir damit das Limit der Basisversion überschritten hätten. Tatsächlich hatten wir bei beiden Keynotes weniger Zuhörer*innen als Anmeldungen; die Flexibilität der Online-Formate führt zu vermeintlich weniger Verbindlichkeit. Bei den Workshops mit begrenzten Plätzen ließ sich dieses Phänomen jedoch nicht beobachten, hier gab es nur im üblichen Rahmen Abweichungen der aktiven Teilnehmer*innen von den Anmeldungen.

Zoom, Meet, Teams – die Auswahl an digitalen Konferenztools ist groß

Erfahrungen:

Sowohl die Pre-Conference-Workshops als auch die Keynotes und weitere Workshops während der Veranstaltung verliefen reibungslos. Über die vorab versendeten Links konnten sich alle Teilnehmer*innen problemlos einwählen. Die Erfahrungen mit Videokonferenzen, die durch Covid-19, von uns allen gesammelt werden konnten, waren zu jeder Zeit während der Veranstaltung spürbar. Sämtliche Teilnehmer*innen wussten sofort, wie man Mikros stummschaltet, wie der Chat funktioniert und wie man die digitale Netiquette einhält. Auch war das Interesse an neuen Tools sehr groß und die Berührungsängste entsprechend gering.

Die Erstellung der Breakout-Rooms und die Aufteilung der Teilnehmer*innen funktioniert einfach und unkompliziert und kann daher spontan während der aktiven Session vorgenommen werden. So präferierten in einer der Pre-Conference-Workshops einzelne Teilnehmer*innen eine andere der thematischen Breakout-Sessions als von uns im Vorfeld zugeordnet, was mit wenigen Klicks erledigt werden konnte.

Die Breakout-Sessions können mit einem Timer versehen werden, nach dessen Ablauf alle Teilnehmer*innen wieder in eine gemeinsame Session gelangen. Bei unserem ersten Anlauf geschah dies aufgrund der Voreinstellungen in Zoom bereits nach einer Minute – was zur allgemeinen Erheiterung beitrug und als ungewollter Icebreaker einen schönen Lerneffekt mit sich brachte.

Ein von uns positiv wahrgenommener Effekt war die Chatfunktion, die während beider Keynotes umfangreich zu kleineren Diskussionen genutzt wurde. In unserem Falle hießen wir diese „Nebenschauplätze“ sehr willkommen und empfanden sie nicht als Störung des Vortrages, sondern eher als Ergänzung und partizipatives Mittel der ansonsten passiven Zuhörer*innen.

Tips and learnings:

Zoom bietet die Option eines Warteraums vor dem eigentlichen Zoom-Meeting an. Diese Option ist durchaus sinnvoll, damit sich die Vortragenden bereits im Meeting vorbereiten können und die Teilnehmenden dann mit einem Klick gleichzeitig in das Meeting eingeladen werden können. Wer aber die Gruppen später in Breakout-Rooms aufteilt, darf nicht vergessen den Warteraum vorher auszuschalten. Bleibt der Warteraum aktiv landen Teilnehmende, die aus technischen oder terminlichen Gründen die Breakout-Rooms verlassen müssen, bei erneutem Einwählen im Warteraum. Die erneute Freigabe durch den Host kann aber nicht aus einem Breakout-Room erfolgen. Auch erfährt der Host dort nicht, dass ein Gast im Warteraum wartet. Die Lösung: Vor der Aufteilung in Breakout-Rooms einfach den Warteraum auflösen. Dann werden Gäste bei erneutem Einwählen direkt in den entsprechenden Breakout-Room geleitet.

Die Timer-Funktion sollte ebenso mit Bedacht eingesetzt werden; Sessions wurden zum Teil verhältnismäßig abrupt abgebrochen; das ist gut um den Zeitplan einzuhalten, allerdings unbefriedigend, wenn gerade eine spannende Diskussion im Gange war. Eine „softe“ Variante analog zu klassischen Konferenzen scheint uns im Nachhinein die bessere Option zu sein als der voreingestellte, harte Cut.

Mattermost als Landing Page

Die meisten Tagungen, gerade wenn es sich um größere Veranstaltungen handelt, bieten einen Informationspunkt an, von dem aus die Teilnehmenden in die entsprechenden Räume weitergeleitet werden. Spätestens aber beim gemeinsamen Kaffee finden sich für gewöhnlich alle Teilnehmenden wieder zusammen, damit einzelne Gäste immer wieder Orientierung finden. Im digitalen Raum ist dies nicht immer gegeben. Gerade wenn die eigene Verbindung abbricht und die Zugänge zu den Videokonferenztools beschränkt sind, laufen Gäste Gefahr, nicht mehr in die richtigen „Räume“ zu gelangen. Aus diesem Grund wurde für das „digitale Objekt“ eine „Landing Page“ eingerichtet. Über einen per Mail versendeten Link konnten alle Teilnehmenden in das browserbasierte Kommunikationstool Mattermost gelangen. Mattermost ist eine OpenSource Alternative zu Slack, also eine Chatplattform. Das Deutsche Museum Digital hostet eine Instanz auf den eigenen Servern, um Sicherheitsaspekten Genüge zu leisten. Für die einzelnen Workshops wurden in Mattermost Kanäle eingerichtet und in einem offenen „Marktplatz“ von den Veranstalter*innen immer aktuelle Informationen über den Verlauf der Tagung gepostet. Darüber hinaus konnten die Teilnehmenden selbst miteinander über private oder öffentliche Chats kommunizieren und so die informellen, aber häufig sehr informativen „Kaffee-Gespräche“ führen.

Erfahrungen:

Als Treffpunkt hat Mattermost gut funktioniert. Viele Teilnehmende nutzten die dortigen direkten Chats, auch um mit den Veranstalter*innen in Kontakt zu treten. Einige Teilnehmer*innen gründeten gar eigene Chaträume, um über Workshops weiter zu diskutieren. Da allerdings nicht alle Teilnehmer*innen auf Mattermost angemeldet waren, mussten wir als Veranstalter*innen für wichtige Meldungen doch wieder auf den E-Mailverteiler zurückgreifen, um auch wirklich alle Teilnehmenden zu erreichen. Unser Angebot, auch in Mattermost in Echtzeit über laufende Keynotes zu diskutieren, wurde nicht angenommen. Grund dafür könnte die ebenfalls aktivierte Chatfunktion in Zoom gewesen sein. Diese wurde sehr intensiv genutzt, sodass ein parallel verlaufender Chat in Mattermost vermutlich keinen Mehrwert bot.

Tips and learnings:

Da wir das häufige Wechseln zwischen Fenstern vermeiden wollten, förderten wir die Chats in Zoom und drängten nicht auf das zusätzliche Chatangebot in Mattermost – wenngleich Chatverläufe in Mattermost anders als in Zoom nicht mit der Veranstaltung geschlossen werden und somit auch nach Keynotes etc. weitergeführt werden könnten.

Sowohl Zoom als auch Mattermost bieten die Archivierung und Dokumentation der Chatverläufe an. Diese Funktionen sind sehr hilfreich bei der Nachbearbeitung von digitalen Veranstaltungen.

Als Ausgangs- und Informationspunkt für digitale Veranstaltungen ist Mattermost – sofern die eigene Institution eine Instanz aufsetzen kann – durchaus zu empfehlen.

Miro als kreative Leinwand

Wie schon in den vergangenen zwei Jahren wollten wir auch in diesem Jahr wieder mit den Teilnehmenden interaktiv an Themen der Digitalisierung arbeiten – diesmal in Form eines digitalen Pre-Conference-Workshops. Hierfür suchten wir vorab nach Möglichkeiten, auch im digitalen Raum praktische Zusammenarbeit zu ermöglichen. Ausgangspunkt der Recherche nach einem passenden Tool waren die Workshop-Formate. Für den Workshop „Problem Stories“ erfragten wir über das Anmeldeformular nach aktuellen Herausforderungen und schlicht Problemen bei der eigenen Arbeit. Nachdem wir die Einsendungen der Stories gesichtet hatten, war schnell klar, dass eine reine Zoom-Veranstaltung nur bedingt zu einer intensiven Diskussion führen würde. Um gemeinsam an einer Tafel oder einem Whiteboard die Ideen und Herausforderungen sichtbar zu machen, zu vernetzen und zu ergänzen, wählten wir das Tool Miro. Miro ist ein digitales Whiteboard, welches mit Post-Its, Postern, geometrischen Formen, Bildern, Stickern etc. bespielt werden kann. Diese können nach Belieben visuell über Linien miteinander in Verbindung und in Relation gebracht sowie kommentiert werden.

Die audiovisuelle Verständigung der Gruppen erfolgte auch hier in Zoom-Breakout-Rooms, zusätzlich wurde die Kommunikation aber um eine schriftlich-kreative Ebene erweitert.

Eines der kollaborativ entstandenen Miro Whiteboards des Pre-Conference-Workshops "Problem Stories"

Erfahrungen:

Wir waren überrascht, wie gut die Workshop-Teilnehmer*innen Miro annahmen. Nach einer kurzen Erklärung und Einführung, wurde direkt losgearbeitet. In den Breakout-Rooms konnten einzelne Problem-Stories besprochen und die Erkenntnisse, Überlegungen und Ideen direkt auf die Poster übertragen werden. In Echtzeit konnten alle Teilnehmenden die wachsende Anzahl an Post-Its sehen und auf diese reagieren.

Tips and learnings:

Miro bietet die Möglichkeit als Host alle Teilnehmer*innen zu sich zu „rufen“. Über diese Funktion können alle Teilnehmenden, die sich sonst frei über das Whiteboard bewegen können, den Bildschirm des Hosts sehen und dessen Mauszeiger folgen. Hierdurch kann ein guter Überblick geschaffen und alle Gäste an einen Startpunkt geführt werden.

In der Grundform bietet Miro eine unendlich große, weiße Fläche. Damit die Teilnehmer*innen nicht von dieser weißen Leere eingeschüchtert wurden, haben wir einige Poster im Vorfeld angelegt und einen gewissen Rahmen vorgegeben. Es gab Poster zur Einführung, zum Ablauf sowie leere, aber in der Größe vorgegebene Poster für die einzelnen Sessions.

Ebenso bereiteten wir eine Deutschlandkarte sowie auf Post-Its die Namen aller Teilnehmenden vor. Zur Einführung sollten diese dann ihre jeweiligen Post-Its an ihren entsprechenden Wirkungsort „anheften“. Diese spielerische Einführung wurde gut angenommen, es wurde direkt munter drauf losgepinnt und sogar eigenständig Verknüpfungen zu anderen Kolleg*innen erstellt. Die Hemmschwelle am „eigentlichen“ Poster mitzuarbeiten wurde durch die kleine Einführung deutlich gesenkt und die Teilnehmer*innen brachten sich in der Folge vielfältig ein.

Menti als Umfragetool

Um Workshops und Vorträge partizipativer zu gestalten, boten wir das Umfragetool Menti an. Über das Onlinepräsentations- und Umfragetool können alle Teilnehmenden über ein mobiles Endgerät oder über den Browser mit einem vorher festgelegten Zahlencode an Umfragen teilnehmen. Da weder ein Account noch eine App benötigt wird, ist die Hürde zur Teilnahme sehr niedrig. Durch Menti können die Meinungen und Wissensstände der Teilnehmenden erfragt werden oder – im Falle der Keynote von Dafydd James und Katie Price (siehe hierzu https://digital.deutsches-museum.de/blog/in-zeiten-von-corona-das-digitale-digitale-objekt-iii/) – bereits durchgeführte repräsentative Umfragen mit dem Stimmungsbild der Keynotegäste abgeglichen werden.

Erfahrungen:

Umfragen werden nicht erst seit COVID-19 und den damit einhergehenden zahlreichen digitalen Veranstaltungen häufig in Vorträge eingearbeitet. Die Teilnahme an Menti-Umfragen ist sehr intuitiv und wurde von den Teilnehmer*innen gut angenommen. Die Präsentation des Workshops „How to get things done“ wurde gar komplett in Menti erstellt.

Tips and learnings:

Wenn auch so nicht von Menti vorgesehen, gaben wir den Keynote-Speakern die Zugangsdaten zu unserem Menti-Account, sodass Dafydd James und Katie Price ihre Präsentation dort erstellen konnten. Hierdurch mussten keine Import-Fehler oder Wechsel von PowerPoint zu Menti in Kauf genommen werden. Es lohnt sich, auch die weniger häufig verwendeten Umfragetypen genauer anzuschauen.

Über Zoom können ebenfalls Umfragen erstellt werden. Wenn die graphische Komponente nicht im Vordergrund steht, können diese – wie in der Keynote von Hannah Bast (siehe https://digital.deutsches-museum.de/blog/in-zeiten-von-corona-das-digitale-digitale-objekt-iii/) problemlos genutzt werden.

Fazit:

Da wir das „digitale Objekt“ stets als Spielwiese verstehen, war uns wichtig, eine Vielzahl an Tools anzubieten und zu erproben. Die beschriebenen Tools bieten eine große Bandbreite an Möglichkeiten, die nicht zuletzt auch die Interaktion mit den Teilnehmer*innen fördert. Denn digitale Veranstaltungen müssen keineswegs nur frontal gehalten werden, sondern können durchaus auch Kommunikation fördern.

Sämtliche digitalen Tools sind in eingeschränkten Versionen kostenfrei verfügbar und in den Pro-Versionen häufig nicht allzu teuer. Für das „digitale Objekt“ haben wir monatlich kündbare Abos abgeschlossen und nach der Veranstaltung wieder gekündigt. Da Catering, Technik- und Raummiete wegfallen, war das „digitale Objekt III“ die bisher kostengünstigste Veranstaltung der Reihe.

Aber auch eine digitale Veranstaltung bedarf viel Organisation und Vorbereitung. So darf nicht vergessen werden, dass neben den Werkzeugen an der Veranstaltung auch eine stabile Internetverbindung sowie ein gutes Mail- und Organisationsprogramm essentiell sind. Während der digitalen Veranstaltung ist es zudem hilfreich, wenn ein Host die Zoom-Meetings technisch begleitet und gegebenenfalls Umfragen leitet sowie einen Blick auf mögliche Fragen oder Hinweise im Chat an die Vortragenden weitergibt.

Neben einer Vielzahl an positiven Rückmeldungen zum „digitalen Objekt III“ wurde vermehrt ein Aspekt im Vergleich zu „analogen“ Veranstaltungen genannt – die Kaffeepause. Die Gespräche zwischen den einzelnen Workshops konnten auch über Mattermost oder den Mozilla-Hub (https://digital.deutsches-museum.de/blog/in-zeiten-von-corona-das-digitale-digitale-objekt-iii/) nicht adäquat ersetzt werden. Dem gegenüber steht aber ein sehr guter Zugang zur Veranstaltung – ohne Reisekosten, deutlich geringerem CO2-Fußabdruck oder sonstigen Barrieren.

Vieles von dem was wir in diesem Jahr gelernt haben nehmen wir mit in die Planung für das „digitale Objekt IV“. Der digitale Raum bietet viele Möglichkeiten zur Partizipation und Kommunikation – sei es in einer genuin digitalen Veranstaltung oder als Ergänzung zu einer Veranstaltung vor Ort.

Screenshots: Deutsches Museum Digital

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